E-faktura är en faktura som skickas elektroniskt till mottagarens internetbank eller en annan godkänd digital tjänst. Den innehåller samma grundläggande betalningsuppgifter som en pappersfaktura, men mottagaren behöver normalt inte skriva in bankgiro, OCR-nummer och belopp själv. Uppgifterna visas färdiga och betalningen genomförs först när mottagaren granskar och godkänner den.
E-faktura ska inte blandas ihop med autogiro. Med autogiro dras pengarna automatiskt på förfallodagen enligt ett medgivande. En e-faktura behöver vanligtvis godkännas inför varje betalning, även om vissa banker erbjuder automatisk betalning som ett separat val.
Företaget som skickar fakturan måste kunna identifiera rätt mottagare i e-fakturasystemet. Privatpersonen anmäler vanligen e-faktura via sin bank och väljer vilket företag som får skicka fakturor digitalt. Tjänsten kan minska risken för felskrivna betalningsuppgifter och göra det lättare att hålla ordning på fakturor. Mottagaren ansvarar ändå för att kontrollera belopp, mottagare och förfallodag innan betalningen godkänns.
Praktisk användning
En digital faktura eller bokföringspost behöver innehålla rätt parter, datum, belopp, momsuppgifter och referenser. Kontrollera att informationen förs oförändrad mellan beställning, leverans, faktura, attest och bokföring. Behörigheter bör hindra samma person från att ensam skapa leverantör, ändra betalningsuppgifter och godkänna betalning. Vid periodavslut ska intäkter och kostnader hänföras till rätt period även om fakturan saknas. Spara beräkningen och vänd posten när fakturan bokförs. Elektroniska underlag ska förbli läsbara och åtkomliga. Kontrollera dubbletter och ändrade bankkonton före betalning. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Ange kontrollpunkter, ansvariga och datum i en rutin som hålls aktuell. Rutinen ska beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd. Resultatet ska kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare.
