Bokföring & redovisning

Verifikationsdatum är det datum som kopplar verifikationen till den affärshändelse den dokumenterar. Så fungerar det Datumet bör spegla när affärshändelsen inträffade enligt underlaget. Bokföringsdatum är när posten registreras i systemet och fakturadatum är när fakturan utfärdas; de kan därför vara olika. Exempel En vara levereras den 28 mars, fakturan dateras den 2 april och bokförs

Verifikationsunderlag är dokument eller uppgifter som visar och förklarar en bokförd affärshändelse. Så fungerar det Externa underlag kommer från en motpart, exempelvis faktura, kvitto eller kontoutdrag. Interna underlag upprättas av företaget när ett externt dokument saknas eller vid exempelvis omföring. Underlaget ska göra belopp, datum, motpart och innebörd begripliga. Exempel Ett kortköp kopplas till kvittot;

Svefaktura är ett svenskt strukturerat format för elektroniska fakturor. Så fungerar det Fakturans uppgifter skickas som maskinläsbara data som mottagarens ekonomisystem kan behandla automatiskt. Svefaktura är alltså inte en pdf. I modern offentlig e-fakturering används ofta Peppol-nätverket och formatet Peppol BIS Billing. Exempel En leverantör skickar fakturadata från sitt system via en accesspunkt och myndighetens

Betalningspåminnelse är ett meddelande om att en faktura har förfallit och fortfarande är obetald. Så fungerar det Påminnelsen anger normalt fakturan, det obetalda beloppet, nytt betalningsdatum och eventuell avgift. En påminnelseavgift får bara tas ut när det finns stöd för den, exempelvis genom avtal. Exempel En faktura på 1 000 kronor förfaller och säljaren skickar

Digitalt kvitto är ett elektroniskt underlag som visar att ett köp eller en betalning har genomförts. Så fungerar det Det kan lämnas i en app, via e-post eller som fil. För bokföring måste uppgifterna vara läsbara, beständiga och möjliga att koppla till rätt affärshändelse. Exempel Ett inköp betalas med företagskort och pdf-kvittot kopplas till transaktionen

Automatkontering är en funktion i ett bokföringsprogram som föreslår eller skapar konteringar enligt förinställda regler. Så fungerar det Reglerna kan bygga på leverantör, text, belopp eller vald bokföringsmall. Systemet kan exempelvis fördela moms och nettobelopp på rätt konton. Exempel En återkommande telefonfaktura bokförs automatiskt som telekostnad, ingående moms och leverantörsskuld. Viktigt att känna till Automatiken

Bokföringsskyldighet är skyldigheten att löpande registrera affärshändelser, ha verifikationer och avsluta bokföringen på föreskrivet sätt. Så fungerar det Vilka som omfattas och hur bokslutet ska göras styrs främst av bokföringslagen och kompletterande normer. Bokföringen ska göra det möjligt att följa verksamhetens ekonomi. Exempel Ett företag registrerar en försäljning, sparar fakturan och stämmer av betalningen mot

Delfaktura är en faktura på en avgränsad del av ett större avtalat belopp. Så fungerar det Delfakturering kan följa tid, levererade mängder eller uppnådda milstolpar. Varje faktura behöver tydligt visa vad delen avser och hantera moms korrekt. Exempel Ett projekt på 100 000 kronor faktureras med 30 procent vid start, 40 procent vid leverans och

Arkiveringsskyldighet är kravet att bevara bokföringsinformation och underlag under den tid som lagen anger. Så fungerar det Räkenskapsinformation ska ordnas så att den går att hitta och kontrollera. Huvudregeln i bokföringslagen är bevarande till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Exempel Ett kvitto från ett räkenskapsår sparas tillsammans

Dimensionsredovisning är bokföring där samma belopp märks med extra uppgifter, exempelvis projekt, avdelning, kostnadsställe eller kund. Så fungerar det Dimensionerna gör att verksamheten kan följa resultat och kostnader ur flera perspektiv utan att skapa ett separat konto för varje kombination. Exempel En resekostnad bokförs på samma konto men märks med projekt A och försäljningsavdelningen. Viktigt

Inventarieförteckning är en ordnad lista över en verksamhets inventarier, exempelvis maskiner, datorer och möbler. Så fungerar det Listan kan innehålla identitet, anskaffningsdatum, kostnad, placering, avskrivning och utrangering. Den underlättar bokslut, kontroll och försäkringsärenden. Exempel Företaget märker varje dator med nummer och stämmer listan mot vad som faktiskt finns kvar. Viktigt att känna till Förteckningen ersätter

Fakturadatum är datumet då en faktura utfärdas. Så fungerar det Datumet är en obligatorisk uppgift i en fullständig faktura och hjälper till att bestämma redovisningsperiod, betalningsvillkor och fakturans ordningsföljd. Exempel En faktura utfärdas den 5 april med 30 dagars betalningsvillkor och förfaller därför normalt den 5 maj. Viktigt att känna till Fakturadatum är inte samma

Förskottsfaktura är en faktura som avser betalning innan hela varan eller tjänsten har levererats. Så fungerar det Den används för deposition, förskott eller finansiering av ett arbete. Avtal, faktura och bokföring bör visa vad betalningen gäller, och momsregler kan påverka tidpunkten. Exempel En leverantör fakturerar 20 procent när ett specialbygge beställs och resten efter leverans.

Kontoanalys är en systematisk granskning av transaktionerna och saldot på ett bokföringskonto. Så fungerar det Man jämför kontots ingående saldo, periodens debet- och kreditposter och utgående saldo med fakturor, kvitton, avtal, kontoutdrag eller andra underlag. Oväntade belopp, gamla poster och bokningar på fel konto utreds och rättas med en spårbar verifikation. Exempel Kontot för bank

Momskod är en inställning som kopplar en bokföringspost till rätt behandling i momsrapporten. Så fungerar det Koden anger exempelvis momssats, om momsen är ingående eller utgående och vilken ruta i momsdeklarationen som påverkas. Kontoplan och momskod samverkar, men systemens kodnamn kan skilja sig. Exempel En svensk försäljning med 25 procent moms bokförs med en kod

Lagerjournal är en löpande förteckning över förändringar i ett varulager. Så fungerar det Journalen registrerar inleveranser, utleveranser, returer, kassationer och inventeringsjusteringar, ofta med datum, artikel, antal och värde. Den hjälper företaget att jämföra det bokförda lagret med det som faktiskt finns. Exempel 100 varor finns från början, 30 köps in och 45 säljs; journalen visar

Slutfaktura är den avslutande fakturan som reglerar det totala priset efter förskott eller delfakturor. Så fungerar det Den visar hela eller slutligt godkända leveransen, räknar av tidigare fakturerade belopp och anger vad som återstår att betala. Momsen måste redovisas så att tidigare och slutliga belopp inte dubbelräknas. Exempel Ett projekt kostar 100 000 kronor exklusive

Löpande bokföring är att affärshändelser registreras fortlöpande under räkenskapsåret. Så fungerar det Varje försäljning, inköp, betalning och annan affärshändelse ska kunna följas med en verifikation. Grundboken visar poster i tidsordning och huvudboken samlar dem konto för konto. Exempel Ett café registrerar dagens kortförsäljning, sparar underlaget och bokför insättningen på bankkontot när den kommer. Viktigt att

Proformafaktura är ett fakturaliknande informationsdokument som normalt inte är ett betalningskrav. Så fungerar det Det används bland annat för att visa varors beskrivning och värde vid tullhantering, provleveranser eller erbjudanden. Eftersom ingen vanlig försäljning behöver ha skett är dokumentet normalt inte ett självständigt bokföringsunderlag för en kundfordran. Exempel Ett företag skickar ett varuprov utan betalning

Självfakturering är ett arrangemang där köparen utfärdar fakturan i säljarens namn och för säljarens räkning. Så fungerar det Parterna måste i förväg ha en överenskommelse och ett förfarande där säljaren godkänner varje faktura. Fakturan ska innehålla vanliga obligatoriska uppgifter och markeras med självfakturering. Exempel Ett mejeri räknar levererad mängd från en producent och skapar varje

PEPPOL är ett internationellt nätverk och regelverk för att utbyta standardiserade elektroniska affärsdokument. Så fungerar det Avsändarens system skickar dokument genom en godkänd accesspunkt och mottagaren nås via sitt Peppol-ID. Nätverket används bland annat för e-fakturor till offentlig sektor och minskar behovet av separata tekniska kopplingar. Exempel En leverantör skickar en strukturerad e-faktura från sitt

Projektredovisning är redovisning där intäkter och kostnader märks med en projektkod för separat uppföljning. Så fungerar det Projektkoden kompletterar kontoplanen. Samma kostnadskonto kan därför visa vilket kunduppdrag eller internt projekt som förbrukat resurserna. Rapporter kan jämföra budget, utfall och lönsamhet. Exempel Konsulttimmar, resor och fakturering kodas till projekt A, vilket visar projektets intäkter minus direkta

Resultatenhet är en avgränsad del av en organisation vars intäkter, kostnader och resultat följs separat. Så fungerar det En resultatenhet kan vara en butik, avdelning eller verksamhetsgren. Ett kostnadsställe följer främst kostnader, medan resultatenheten också har intäkter och ett beräknat resultat. Exempel En kedja följer varje butik som resultatenhet för att jämföra försäljning, personal och

Revisionsplikt är kravet att ett företag ska ha en kvalificerad revisor som granskar årsredovisning och förvaltning. Så fungerar det Alla publika aktiebolag och vissa andra företag omfattas. Ett mindre privat aktiebolag blir normalt revisionspliktigt när det uppfyller mer än ett av lagens tre gränsvärden under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren. Exempel Ett

Periodiseringsnyckel är en regel eller mall för att fördela en intäkt eller kostnad över flera redovisningsperioder. Så fungerar det Nyckeln kan ange startmånad, slutmånad och hur beloppet ska delas. Den används ofta för återkommande automatisk bokföring av förutbetalda kostnader eller upplupna poster. Exempel En årsförsäkring på 12 000 kronor som gäller januari–december periodiseras med 1

Engångspost är en intäkt eller kostnad som bedöms vara ovanlig eller inte återkomma regelbundet i verksamheten.

Jämförelsestörande post är en post som företaget bedömer kan försvåra jämförelsen av resultat mellan olika perioder.

Justerat rörelseresultat är rörelseresultat efter att vissa engångsposter eller andra specificerade justeringar har räknats bort eller lagts tillbaka.

Justerad EBITDA är ett resultatmått där företagets EBITDA korrigeras för poster som ledningen bedömer som särskilda eller inte återkommande.

Kassaflöde från finansieringsverksamheten visar betalningar som förändrar företagets finansiering.