Verifikationsunderlag är dokument eller uppgifter som visar och förklarar en bokförd affärshändelse.
Så fungerar det
Externa underlag kommer från en motpart, exempelvis faktura, kvitto eller kontoutdrag. Interna underlag upprättas av företaget när ett externt dokument saknas eller vid exempelvis omföring. Underlaget ska göra belopp, datum, motpart och innebörd begripliga.
Exempel
Ett kortköp kopplas till kvittot; om kvittot saknas dokumenterar företaget vad som köpts, när, av vem och varför samt försöker få en kopia.
Viktigt att känna till
Ett kontoutdrag visar betalningen men inte alltid vad som köpts eller hur momsen ska behandlas. Egenupprättade underlag får inte användas för att dölja bristande dokumentation och måste vara spårbara.
Det viktigaste i korthet
- Externa och interna underlag.
- Vilka uppgifter som behövs.
- Ett exempel.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
Beskriv även vilka antaganden bedömningen bygger på och vilka uppgifter som saknas. Låt en annan person kontrollera beräkningen när beloppen är stora eller beslutet är svårt att ändra. Dokumentera slutsatsen kortfattat så att en senare granskning kan följa hur resultatet togs fram och varför den valda metoden användes.
