En leverantörsskuld är pengar som ett företag är skyldigt en leverantör för ett inköp som ännu inte har betalats. Vanligtvis finns en mottagen faktura med en bestämd förfallodag. Leverantörsskulder redovisas normalt bland företagets kortfristiga skulder i balansräkningen.
Anta att företaget köper kontorsmaterial för 800 kronor plus 200 kronor i moms och får en faktura på 1 000 kronor. Vid faktureringsmetoden bokförs fakturan som en leverantörsskuld på 1 000 kronor. Om momsen är fullt avdragsgill redovisas inköpet och den ingående momsen separat. När fakturan betalas minskar både leverantörsskulden och pengarna på banken med 1 000 kronor.
Betalningen innebär alltså inte att samma inköp ska bokföras som kostnad en gång till. Dessutom är inte varje inköp direkt en kostnad: en maskin kan exempelvis behöva redovisas som en tillgång och skrivas av över tid.
En sammanställning av obetalda fakturor per leverantör kallas leverantörsreskontra. Den hjälper företaget att planera betalningarna och jämföra fakturorna med bokföringen. Vid kontantmetoden bokförs inköp normalt vid betalningen, men mottagna obetalda fakturor behöver tas med som skulder vid bokslutet.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
