Avskrivning är en planmässig fördelning av en anläggningstillgångs avskrivningsbara belopp över dess nyttjandeperiod. Kostnaden visar att tillgångens ekonomiska värde för verksamheten förbrukas över flera redovisningsperioder.
Om en maskin kostar 120 000 kronor, har ett restvärde på noll och bedöms användas i fem år blir en linjär avskrivning 24 000 kronor per år. Bokfört värde minskar, men avskrivningen innebär ingen ny utbetalning under året.
Metod och nyttjandeperiod ska spegla hur tillgången förbrukas. Mark skrivs normalt inte av eftersom den vanligtvis saknar begränsad nyttjandeperiod, medan byggnader, inventarier och immateriella tillgångar kan omfattas av olika regler. En nedskrivning är en separat justering när värdet har fallit mer än den planmässiga förbrukningen visar.
Redovisningsmässig avskrivning ska skiljas från skattemässigt värdeminskningsavdrag. Beloppen kan vara olika och kräva deklarationsjustering. Dokumentera anskaffningsvärde, starttidpunkt, metod, nyttjandeperiod, restvärde och eventuella ändrade uppskattningar. Företagets K2- eller K3-regelverk ger mer detaljerade bestämmelser. Anläggningsregistret bör dessutom stämmas av mot bokföringen vid varje bokslut.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
