En kundfordran är pengar som en kund är skyldig ett företag för en försäljning. Den uppstår vanligtvis när företaget har levererat en vara eller tjänst och fakturerat, men ännu inte fått betalt. Kundfordringar är tillgångar eftersom företaget har rätt att få pengar från kunderna.
Ett företag säljer exempelvis en tjänst för 4 000 kronor plus 1 000 kronor i moms. Fakturan på 5 000 kronor ska betalas inom 30 dagar. Vid faktureringsmetoden bokförs en kundfordran på hela fakturabeloppet. Försäljningen och momsen redovisas separat. När kunden betalar byts fordran mot pengar på bankkontot; betalningen är inte en ny försäljning.
Det går alltså att ha redovisade intäkter utan att pengarna ännu finns på banken. Därför behöver företaget följa både resultatet och kundernas betalningar. En lista över varje kunds obetalda fakturor kallas kundreskontra och hjälper företaget att se vilka betalningar som väntas.
Vid kontantmetoden bokförs försäljningar normalt när betalningen kommer, men obetalda fordringar måste hanteras vid bokslutet. Om en kund inte väntas betala hela sin skuld behöver företaget också bedöma fordrans värde enligt de redovisningsregler som gäller.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
