En verifikation är det underlag som visar att en affärshändelse har inträffat och ger information som gör att den kan bokföras och kontrolleras. Det kan till exempel vara en leverantörsfaktura, kundfaktura, ett kvitto, ett kontoutdrag eller ett underlag som företaget själv har upprättat när inget externt dokument finns.
En verifikation behöver innehålla tillräckliga uppgifter för att man i efterhand ska förstå vad som har hänt. Det handlar normalt om datum, belopp, motpart, vad affärshändelsen avser och andra uppgifter som behövs för bokföringen. I bokföringssystemet får verifikationen också ett nummer eller annan identifikation så att den kan kopplas till de bokföringsposter som skapats.
Verifikationer är centrala för bokföringens spårbarhet. Om någon granskar en kostnad i huvudboken ska det gå att hitta underlaget och se varför posten bokförts. Underlagen måste därför bevaras enligt gällande arkiveringsregler och vara läsbara under hela bevarandetiden. En verifikation är alltså mer än ett kvitto: det är länken mellan den verkliga affärshändelsen och bokföringen.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
