Digitalt kvitto är ett elektroniskt underlag som visar att ett köp eller en betalning har genomförts.
Så fungerar det
Det kan lämnas i en app, via e-post eller som fil. För bokföring måste uppgifterna vara läsbara, beständiga och möjliga att koppla till rätt affärshändelse.
Exempel
Ett inköp betalas med företagskort och pdf-kvittot kopplas till transaktionen i bokföringssystemet.
Viktigt att känna till
Ett kontoutdrag visar ofta bara betalningen och ersätter inte alltid kvittots uppgifter om säljare, moms och vad som köpts.
Det viktigaste i korthet
- Elektroniskt kvitto.
- Räkenskapsinformation.
- Arkivering.
- Ett exempel.
Praktisk betydelse
Företaget ansvarar för att bokföringen blir korrekt även när ett program automatiserar arbetet. Regler, mallar och behörigheter behöver därför granskas regelbundet. Underlag ska kunna följas från affärshändelse till bokföringspost och tillbaka. Vid byte av system måste informationen fortfarande vara läsbar och åtkomlig under hela bevarandetiden, med säkerhetskopiering och skydd mot obehöriga ändringar. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.
Praktisk tillämpning
Betalningen eller distansavtalet behöver hanteras med tydliga uppgifter om parter, belopp, datum och villkor. Digitala plånböcker och direktbetalningar kräver kontroll av mottagare, autentisering, avgifter och möjlighet att reklamera. Disponibelt saldo kan skilja sig från bokfört saldo på grund av reservationer. Digitala kvitton ska vara läsbara och sparas säkert. Vid distansförsäljning måste företag lämna lagstadgad information om pris, ångerrätt och kontaktvägar. Dröjsmål kan ge rätt till ränta eller andra påföljder, men beräkning och krav måste följa avtal och lag. Spara orderbekräftelse, kvitto, betalningsreferens och korrespondens och agera snabbt vid fel eller obehörig transaktion. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
