Delfaktura är en faktura på en avgränsad del av ett större avtalat belopp.
Så fungerar det
Delfakturering kan följa tid, levererade mängder eller uppnådda milstolpar. Varje faktura behöver tydligt visa vad delen avser och hantera moms korrekt.
Exempel
Ett projekt på 100 000 kronor faktureras med 30 procent vid start, 40 procent vid leverans och resten efter godkännande.
Viktigt att känna till
En delfaktura ska skiljas från förskottsfaktura och slutlig faktura. Avtal, leverans och bokföring behöver stämma överens.
Det viktigaste i korthet
- Delbetalning.
- Koppling till avtal.
- Slutfaktura.
- Ett exempel.
Praktisk betydelse
Avtalet bör ange när delbetalningar får faktureras och vad som krävs för att en milstolpe ska anses uppnådd. Fakturan ska ha obligatoriska uppgifter och rätt momsdatum. Företaget behöver också skilja fakturering från intäktsredovisning: betalningsplanen avgör inte alltid när intäkten är intjänad. Avstämning mot avtal, leverans och kundreskontra minskar risken för dubbelfakturering och tvist. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.
Praktisk tillämpning
Varje bokföringspost ska kunna följas från verifikation och konto till avstämning och rapport. Debet och kredit måste balansera, och clearingkonton ska tömmas eller förklaras inom rimlig tid. Dagskassa och korttransaktioner behöver stämmas av mot kassaregister, bank och bokföring. Delårsbokslut och delårsrapport kräver konsekventa periodiseringar, värderingar och jämförelsetal. En delbudget ska hänga ihop med huvudbudgeten och en delfaktura med avtalad leverans och moms. Dokumentera bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Utred differenser innan perioden låses och spara journaler och specifikationer så att en annan person kan granska saldot senare. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
