Löpande bokföring är att affärshändelser registreras fortlöpande under räkenskapsåret.
Så fungerar det
Varje försäljning, inköp, betalning och annan affärshändelse ska kunna följas med en verifikation. Grundboken visar poster i tidsordning och huvudboken samlar dem konto för konto.
Exempel
Ett café registrerar dagens kortförsäljning, sparar underlaget och bokför insättningen på bankkontot när den kommer.
Viktigt att känna till
Bokföringen ska göras inom de tider reglerna anger och underlagen ska bevaras. Att använda program eller byrå tar inte bort företagets yttersta ansvar.
Det viktigaste i korthet
- Affärshändelser.
- Verifikationer.
- Grundbok och huvudbok.
- Ett vardagligt exempel.
Praktisk betydelse
Företaget ansvarar för att bokföringen och momsrapporten blir korrekta även när programmet föreslår konton eller koder. Verifikationer ska kunna följas till rätt period och deklarationsruta. Avstämningar behövs för bank, kund- och leverantörsreskontra samt momskonton. Felaktiga standardinställningar kan annars påverka många poster och bör rättas både i systemet och i redan bokförda transaktioner. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
