En betalningsreferens är information som gör att mottagaren kan koppla en inbetalning till rätt faktura, kund eller ärende. Referensen kan vara ett OCR-nummer, fakturanummer, kundnummer eller ett strukturerat meddelande.
Vid stora mängder betalningar används OCR-nummer för automatisk avprickning. Numret kan innehålla en kontrollsiffra som minskar risken för felskrivning. Betalaren ska ange exakt den referens som står på fakturan och undvika extra text om betalningsfältet bara accepterar OCR.
Om referensen saknas kan pengarna ändå nå mottagarens konto, men betalningen kan bli liggande som en oidentifierad post. Det kan leda till en felaktig påminnelse trots att beloppet har betalats. Kontakta då mottagaren med betalningsdatum, belopp och kvitto.
För företag är betalningsreferensen en viktig länk mellan bankunderlag, kundreskontra och bokföring. Den ska sparas tillsammans med övriga verifikationsuppgifter. Referensen ska skiljas från bankgironummer eller IBAN, som anger vart betalningen ska skickas. Kontrollera båda delarna innan betalningen godkänns, särskilt om en leverantör meddelar ändrade betalningsuppgifter.
Praktisk tillämpning
Betalningen eller kreditbedömningen behöver hanteras med tydliga kontroller av parter, belopp, datum och referens. Kontonummer, mottagare och betalningsvillkor ska verifieras innan godkännande. Företag bör skilja registrering från attest och stämma av bankens transaktioner mot bokföringen. Vid försenad betalning ska påminnelse, inkassokrav och eventuellt betalningsföreläggande följa gällande regler och avtal. En betalningsanmärkning är en registrerad uppgift hos kreditupplysningsföretag och ska inte förväxlas med själva skulden. Kreditgivaren bör bedöma både betalningsförmåga och risk, medan kunden behöver förstå avgifter, ränta, skydd och stopptider. Spara avtal, kvittenser och meddelanden så att varje steg kan följas. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
