Faktureringsskyldighet innebär att en säljare enligt moms- eller andra regler måste utfärda en faktura med föreskrivna uppgifter.
Vid försäljning mellan företag finns normalt krav på faktura enligt mervärdesskattereglerna. Fakturan ska innehålla uppgifter som datum, löpnummer, säljarens och köparens identitet, vad som sålts, beskattningsunderlag och moms. I vissa situationer gäller förenklade fakturor eller särskilda regler, exempelvis vid omvänd betalningsskyldighet. En korrekt faktura är viktig för köparens rätt att styrka avdrag för ingående moms och för båda parters bokföring.
Reglerna kan ändras och utfallet beror ofta på datum, belopp och den berörda personens eller verksamhetens situation. Därför bör den som ska deklarera eller fatta ett ekonomiskt beslut kontrollera aktuell vägledning och vid behov ta hjälp av en kvalificerad rådgivare.
I praktiken är det klokt att spara beslut, avtal, kvitton och beräkningar som visar hur beloppet har räknats fram. Kontrollera vilket beskattningsår regeln avser, eftersom gränser och procentsatser kan ändras. Myndighetens aktuella e-tjänst eller blankett visar vilka uppgifter som faktiskt ska lämnas.
Praktisk användning
Fakturaflödet ska kunna följas från avtal och leverans till faktura, betalning och bokföring. Kontrollera parter, fakturadatum, förfallodag, belopp, moms, referens och bankuppgifter. Fakturabelåning eller factoring kräver att det är tydligt vem som äger fordran, bär kreditrisken och tar emot betalningen. Vid projekt måste fakturering jämföras med faktiskt upparbetat arbete och avtalets villkor. Behörigheter bör hindra samma person från att skapa leverantör, ändra konto och godkänna betalning. Spara attest, leveransbevis, kreditnotor och avstämningar. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera viktiga antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om fakta, regler eller avtalsvillkor ändras behöver texten och beräkningen uppdateras. En enkel kontrollista minskar risken för att viktiga steg, tidsfrister eller beroenden missas. Resultatet ska kommuniceras tydligt till alla berörda beslutsfattare och användare.
