En arbetsgivardeklaration är arbetsgivarens redovisning till Skatteverket av bland annat utbetalda ersättningar, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Uppgifter lämnas normalt varje månad och innehåller både uppgifter för arbetsgivaren och uppgifter om varje betalningsmottagare. Redovisningen brukar kallas AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå.
För kontant lön styr normalt utbetalningen vilken månad ersättningen ska redovisas. En lön som tjänas in i januari men betalas i februari hör därför normalt till februaris arbetsgivardeklaration. Det skiljer sig från bokföringens fördelning av lönekostnader mellan perioder.
Ett löneprogram kan skapa underlag eller en fil för deklarationen. Att filen är skapad betyder dock inte att deklarationen har lämnats. Arbetsgivaren behöver säkerställa att uppgifterna skickas in och att det finns en kvittens. Även redovisning utan belopp kan krävas för registrerade arbetsgivare, med särskilda regler bland annat för säsongsregistrering.
Deklarationen och betalningen är två olika delar. Att lämna korrekta uppgifter flyttar inte automatiskt pengar till skattekontot. Företaget behöver också se till att betalningen finns där i tid. Vilken sista dag som gäller bör kontrolleras för den aktuella perioden. Om en redan lämnad uppgift är fel ska den rättas enligt Skatteverkets regler.
Praktisk tillämpning
Arbetsgivaren behöver tydliga rutiner för att samla in, kontrollera och rapportera uppgifterna i rätt period. Underlag om lön, förmåner, frånvaro, arbetstid och skatteavdrag bör stämmas av innan deklaration eller intyg lämnas. Den anställde ska kunna förstå vilka uppgifter som har registrerats och få rättelse om något är fel. Vid förändringar i anställning eller organisation behöver ansvar, tidsfrister och eventuella förhandlingar dokumenteras. Regler i lag, kollektivavtal och myndighetsföreskrifter kan gälla samtidigt. Spara därför avtal, beslut, lönespecifikationer och rapporteringskvitton på ett ordnat sätt. En regelbunden avstämning mot bokföring och skattekonto minskar risken för differenser, felaktiga avgifter och sena korrigeringar. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov. Kontrollpunkter och ansvariga bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell.
