Betalningsavsändare är den person eller organisation vars pengar används för en betalning. I betaltjänstlagen används ofta ordet betalare. Avsändaren kan initiera betalningen själv eller godkänna att någon annan gör det genom exempelvis autogiro eller en betalningsinitieringstjänst.
Vid en vanlig banköverföring anger avsändaren mottagare, belopp och referens och godkänner ordern med bankens säkerhetslösning. Banken eller betaltjänstleverantören kontrollerar ordern och genomför den enligt villkor, stopptider och bankdagar.
Namnet som mottagaren ser är inte alltid tillräckligt för att identifiera vem som faktiskt betalat. Företag bör därför matcha belopp, datum och referens mot fakturan och vid behov begära kompletterande information.
Betalningsavsändare ska skiljas från avsändarbank, som är banken på betalarens sida. Om en privatperson betalar en faktura från ett gemensamt konto kan kontohavare, betalare och den person fakturan gäller också vara olika. Avsändaren bör kontrollera mottagaruppgifter före godkännande, eftersom en genomförd betalning kan vara svår att återkalla. Vid misstänkt bedrägeri ska banken kontaktas omedelbart.
Praktisk tillämpning
Betalningen eller kreditbedömningen behöver hanteras med tydliga kontroller av parter, belopp, datum och referens. Kontonummer, mottagare och betalningsvillkor ska verifieras innan godkännande. Företag bör skilja registrering från attest och stämma av bankens transaktioner mot bokföringen. Vid försenad betalning ska påminnelse, inkassokrav och eventuellt betalningsföreläggande följa gällande regler och avtal. En betalningsanmärkning är en registrerad uppgift hos kreditupplysningsföretag och ska inte förväxlas med själva skulden. Kreditgivaren bör bedöma både betalningsförmåga och risk, medan kunden behöver förstå avgifter, ränta, skydd och stopptider. Spara avtal, kvittenser och meddelanden så att varje steg kan följas. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
