Betalningsdag är det datum då en betalning ska göras eller anses genomförd enligt ett avtal, en faktura eller betaltjänstens regler. Begreppet måste läsas i sitt sammanhang eftersom registreringsdag, bokföringsdag, valuteringsdag och dagen då mottagaren får pengarna kan vara olika.
På en faktura anges normalt en förfallodag. Betalaren behöver registrera betalningen så tidigt att mottagaren får den enligt villkoren. En order som läggs efter bankens stopptid eller på en helg kan behandlas nästa bankdag.
Om förfallodagen är en lördag kan avtalet eller tillämpliga regler avgöra när betalning ska ske. Betalaren bör därför inte anta att det alltid räcker att registrera betalningen på själva datumet. Vid internationella betalningar kan fler bankdagar behövas.
För bokföringen är kontoutdragets verkliga bokföringsdatum ett viktigt underlag, medan kostnaden eller intäkten kan höra till en annan period. Företag ska därför skilja betalningsdagen från fakturadatum och leveransdatum. Vid tvist kan kvitto, betalningsreferens och bankens statusinformation visa när ordern lämnades och när beloppet faktiskt överfördes.
Praktisk tillämpning
Betalningen eller kreditbedömningen behöver hanteras med tydliga kontroller av parter, belopp, datum och referens. Kontonummer, mottagare och betalningsvillkor ska verifieras innan godkännande. Företag bör skilja registrering från attest och stämma av bankens transaktioner mot bokföringen. Vid försenad betalning ska påminnelse, inkassokrav och eventuellt betalningsföreläggande följa gällande regler och avtal. En betalningsanmärkning är en registrerad uppgift hos kreditupplysningsföretag och ska inte förväxlas med själva skulden. Kreditgivaren bör bedöma både betalningsförmåga och risk, medan kunden behöver förstå avgifter, ränta, skydd och stopptider. Spara avtal, kvittenser och meddelanden så att varje steg kan följas. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
