Budgetering är processen att planera framtida intäkter, kostnader, investeringar och betalningar. Budgeten uttrycker företagets ekonomiska mål och antaganden för en kommande period och används senare för uppföljning.
Budget- och prognosarbete gör företagets framtidsbild konkret genom att översätta planer till belopp, volymer och andra mätbara antaganden. Syftet är inte att förutsäga framtiden exakt, utan att skapa ett underlag för beslut och göra det möjligt att upptäcka avvikelser i tid.
Ett företag kan exempelvis utgå från förväntad försäljning och därefter bedöma personalbehov, inköp, investeringar och betalningar. Om försäljningsantagandet ändras påverkas ofta flera andra delar samtidigt. Därför bör viktiga antaganden dokumenteras så att det går att förstå varför siffrorna ser ut som de gör.
Uppföljningen är minst lika viktig som själva planen. När verkligt utfall skiljer sig från budget eller prognos behöver företaget avgöra om skillnaden beror på pris, volym, kostnad, tidpunkt eller något annat. Då blir arbetet ett verktyg för styrning i stället för bara ett dokument.
Praktisk tillämpning
Budgeten ska koppla mål till realistiska antaganden om intäkter, kostnader, investeringar och finansiering. Ange ansvarig person, period och datakälla för varje större post. En buffert eller budgetreserv ska bygga på identifierade risker, inte användas för att dölja osäkra prognoser. Följ upp utfall mot budget, förklara avvikelser och skilj tillfälliga händelser från bestående förändringar. Ett överskott kan användas till skuldminskning, sparande eller investering, medan ett underskott kräver prioritering och finansieringsplan. Gör bas-, positivt och negativt scenario och kontrollera likviditeten månad för månad. Uppdatera budgetförutsättningarna när priser, räntor, volymer eller ansvar förändras. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
