En indirekt kostnad kan inte enkelt kopplas direkt till en enda produkt eller tjänst. Den behöver därför fördelas mellan flera kostnadsbärare. Exempelvis lokalhyra eller kostnader för administration.
Kalkylering hjälper företaget att förstå vad en produkt, tjänst, order eller aktivitet faktiskt kostar. Olika kalkylmetoder passar för olika beslut, eftersom vissa frågor kräver att alla kostnader fördelas medan andra främst handlar om de kostnader som förändras om ett visst beslut tas.
Ett företag kan till exempel vilja veta om en extra order är lönsam, vilket pris som krävs på lång sikt eller varför en produkt verkar dyrare än en annan. Samma kostnadsunderlag kan då behandlas på olika sätt beroende på vilken fråga kalkylen ska besvara.
Det är därför viktigt att skilja mellan själva beräkningen och beslutet. En kalkyl bygger på antaganden om volym, tidsåtgång, kostnadsfördelning och kapacitetsbehov. Om dessa antaganden är fel kan resultatet se exakt ut men ändå ge en missvisande bild av ekonomin.
Praktisk användning
Använd begreppet med ett tydligt underlag som visar period, belopp, beräkningsmetod och ansvarig granskare. Stäm av mot avtal, fakturor, betalningar, bokföring och rapporter. Skilj tillgång från kostnad, intäkt från förskott och uppskattning från fastställt belopp. Dokumentera manuella bedömningar och använd samma princip mellan perioder. Gör rimlighetskontroll och känslighetsanalys när värdet bygger på prognoser. Följ upp öppna poster och rätta avvikelser innan bokslut eller deklaration lämnas. Underlaget ska vara begripligt för en annan granskare och sparas tillsammans med relevanta källor. Regler, villkor och marknadsdata kan ändras, så informationen behöver kontrolleras regelbundet. En enkel kontrollista minskar risken för felaktiga belopp, missade tidsfrister och beslut på inaktuella uppgifter. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Resultatet bör kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare. Kontrollera dessutom att definitioner, datum och belopp stämmer överens mellan alla dokument. Planera nästa granskning utifrån risk, ekonomiskt värde och hur snabbt förutsättningarna förändras.
