Delbudget är en budget för en viss del av verksamheten. Exempelvis försäljning, personal, inköp eller investeringar.
Företag planerar ekonomin för att kunna fördela resurser innan pengarna faktiskt tjänas in eller betalas ut. En genomarbetad budget eller prognos skapar en gemensam bild av vad verksamheten förväntas åstadkomma och vilka ekonomiska konsekvenser planen får.
Om ett företag till exempel planerar att anställa fler personer kan det uppskatta både den direkta lönekostnaden och vilken extra försäljning som behöver skapas. Samma resonemang kan användas för lager, marknadsföring, maskiner eller andra större beslut.
Planen bör ändras när förutsättningarna förändras, men förändringen behöver göras medvetet. Annars blir det svårt att skilja mellan att verksamheten faktiskt utvecklats annorlunda än tänkt och att själva planen har flyttats i efterhand.
Det är också värdefullt att skilja mellan sådant företaget kan påverka och sådant som kommer utifrån. Då blir uppföljningen mer användbar för ansvar, prioritering och nya beslut.
Utvecklingen över tid är ofta viktigare än ett enskilt värde. När samma definition och datakälla används konsekvent blir det lättare att se verkliga förändringar och skilja dem från tillfälliga variationer.
Praktisk tillämpning
Varje bokföringspost ska kunna följas från verifikation och konto till avstämning och rapport. Debet och kredit måste balansera, och clearingkonton ska tömmas eller förklaras inom rimlig tid. Dagskassa och korttransaktioner behöver stämmas av mot kassaregister, bank och bokföring. Delårsbokslut och delårsrapport kräver konsekventa periodiseringar, värderingar och jämförelsetal. En delbudget ska hänga ihop med huvudbudgeten och en delfaktura med avtalad leverans och moms. Dokumentera bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Utred differenser innan perioden låses och spara journaler och specifikationer så att en annan person kan granska saldot senare. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
