Budgetreserv är ett extra utrymme som läggs in i en budget för att hantera osäkerhet eller oförutsedda kostnader.
Företag planerar ekonomin för att kunna fördela resurser innan pengarna faktiskt tjänas in eller betalas ut. En genomarbetad budget eller prognos skapar en gemensam bild av vad verksamheten förväntas åstadkomma och vilka ekonomiska konsekvenser planen får.
Om ett företag till exempel planerar att anställa fler personer kan det uppskatta både den direkta lönekostnaden och vilken extra försäljning som behöver skapas. Samma resonemang kan användas för lager, marknadsföring, maskiner eller andra större beslut.
Planen bör ändras när förutsättningarna förändras, men förändringen behöver göras medvetet. Annars blir det svårt att skilja mellan att verksamheten faktiskt utvecklats annorlunda än tänkt och att själva planen har flyttats i efterhand.
Det är också värdefullt att skilja mellan sådant företaget kan påverka och sådant som kommer utifrån. Då blir uppföljningen mer användbar för ansvar, prioritering och nya beslut.
Praktisk tillämpning
Budgeten ska koppla mål till realistiska antaganden om intäkter, kostnader, investeringar och finansiering. Ange ansvarig person, period och datakälla för varje större post. En buffert eller budgetreserv ska bygga på identifierade risker, inte användas för att dölja osäkra prognoser. Följ upp utfall mot budget, förklara avvikelser och skilj tillfälliga händelser från bestående förändringar. Ett överskott kan användas till skuldminskning, sparande eller investering, medan ett underskott kräver prioritering och finansieringsplan. Gör bas-, positivt och negativt scenario och kontrollera likviditeten månad för månad. Uppdatera budgetförutsättningarna när priser, räntor, volymer eller ansvar förändras. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
