En balansbudget är en prognos över företagets framtida balansräkning. Den visar vilka tillgångar, skulder och vilket eget kapital företaget förväntas ha vid en viss framtida tidpunkt, ofta vid slutet av ett budgetår. Balansbudgeten bygger normalt på resultatbudgeten, likviditetsbudgeten och planerade investeringar eller finansieringar.
Om företaget planerar att göra vinst, köpa en maskin och ta ett nytt banklån behöver alla dessa händelser påverka balansbudgeten. Maskinen ökar anläggningstillgångarna, lånet ökar skulderna och vinsten påverkar det egna kapitalet. Även kundfordringar, leverantörsskulder och lager behöver uppskattas.
Balansbudgeten används för att bedöma hur företagets finansiella ställning kan utvecklas. Den kan bland annat visa om skuldsättningen blir för hög, om rörelsekapitalet räcker eller om nytt kapital kan behövas. En viktig kontroll är att balansbudgeten faktiskt balanserar, alltså att tillgångarna är lika stora som eget kapital och skulder tillsammans. Om den inte gör det finns oftast ett fel eller en saknad post någonstans i budgetmodellen.
Balansbudget kan användas som stöd i planering, men bygger ofta på antaganden om volym, pris eller framtida utveckling. Därför är det klokt att testa hur slutsatsen förändras om de viktigaste antagandena blir bättre eller sämre än väntat.
Praktisk tillämpning
Planeringsmåttet behöver bygga på tydliga definitioner, dokumenterade antaganden och en bestämd tidshorisont. I en backlog ska sannolikhet, leveransdatum och värde skiljas från bindande intäkter. En balansbudget ska hänga ihop med resultat- och likviditetsbudget, medan ett balanserat styrkort behöver koppla mål till mätbara indikatorer. Jämför utfall med plan och utred avvikelser i stället för att bara flytta dem framåt. Ansvarig person, datakälla och uppdateringsintervall bör anges. Gör flera scenarier när försäljning, kostnader eller finansiering är osäkra. Då blir underlaget användbart för beslut och mindre beroende av en enskild optimistisk prognos. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
