Basprognos är den prognos som företaget bedömer vara det mest sannolika utfallet utifrån aktuell information.
Företag planerar ekonomin för att kunna fördela resurser innan pengarna faktiskt tjänas in eller betalas ut. En genomarbetad budget eller prognos skapar en gemensam bild av vad verksamheten förväntas åstadkomma och vilka ekonomiska konsekvenser planen får.
Om ett företag till exempel planerar att anställa fler personer kan det uppskatta både den direkta lönekostnaden och vilken extra försäljning som behöver skapas. Samma resonemang kan användas för lager, marknadsföring, maskiner eller andra större beslut.
Planen bör ändras när förutsättningarna förändras, men förändringen behöver göras medvetet. Annars blir det svårt att skilja mellan att verksamheten faktiskt utvecklats annorlunda än tänkt och att själva planen har flyttats i efterhand.
Det är också värdefullt att skilja mellan sådant företaget kan påverka och sådant som kommer utifrån. Då blir uppföljningen mer användbar för ansvar, prioritering och nya beslut.
Utvecklingen över tid är ofta viktigare än ett enskilt värde. När samma definition och datakälla används konsekvent blir det lättare att se verkliga förändringar och skilja dem från tillfälliga variationer.
Praktisk tillämpning
Arbetsmomentet ska kunna följas från underlag till bokföring, prognos och rapport. Företaget bör dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar och när kontrollen senast utfördes. Kontoplan, register och systeminställningar ska vara konsekventa så att transaktioner hamnar på rätt konto och period. Osäkra kundfordringar behöver bedömas utifrån betalningshistorik och aktuell information. Prognoser och jämförelser ska bygga på tydliga antaganden och samma definitioner över tid. Beställningspunkter behöver ta hänsyn till ledtid, variation och säkerhetslager. Behandlingshistorik och avstämningsunderlag ska sparas så att ändringar kan granskas. Utred avvikelser innan rapporteringen låses, eftersom samma fel annars kan påverka resultat, balansräkning, skatt och beslut. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
