Total cost of ownership är den totala kostnaden för att äga och använda en resurs, inte bara inköpspriset utan även exempelvis drift och underhåll.
Ett lågt inköpspris kan ge hög TCO om resursen kräver mycket energi, service, utbildning eller driftstopp. Begreppet hjälper därför företaget att jämföra alternativ över hela användningstiden.
Inköpsanalys handlar om mer än det pris som står på leverantörens faktura. Transport, tull, lager, kvalitet, service, drift, risk och leveranssäkerhet kan tillsammans vara minst lika viktiga för företagets totala ekonomi.
Ett billigare inköp kan exempelvis bli dyrare totalt om leveranstiden är lång, felprocenten hög eller varan kräver mycket lager. Därför jämför företag ofta flera kostnads- och riskkomponenter innan en leverantör eller lösning väljs.
Bedömningen bör göras över den tid och det flöde där resursen faktiskt används. Det gör det lättare att undvika beslut som ser billiga ut vid inköpstillfället men skapar kostnader eller sårbarhet senare.
Utvecklingen bör följas över flera perioder med samma definition. Då blir det lättare att skilja en verklig förändring i verksamheten från tillfälliga variationer eller ändrade beräkningssätt.
Praktisk användning och kontroll
Koppla begreppet till en bestämd tidsperiod, ett tydligt mål och mätbara indata. Samla uppgifter om efterfrågan, bemanning, maskintid, lager, ledtider och kostnader. Beräkna både normal kapacitet och den kapacitet som faktiskt kan användas när underhåll, frånvaro och störningar räknas bort. Testa minst ett basscenario samt ett högre och ett lägre utfall. Identifiera flaskhalsar och ange vem som ansvarar för åtgärder och uppföljning. Jämför prognosen med verkligt utfall och uppdatera kalkylen när förutsättningarna förändras. Dokumentera datakällor, enheter och beräkningsmetod så att en annan person kan upprepa analysen. Tillväxtverkets och SCB:s material kan ge stöd för planering och relevanta jämförelsetal.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
