Overheadkostnad är en gemensam indirekt kostnad som inte enkelt kan kopplas direkt till en viss produkt eller ett uppdrag.
Så fungerar det
Exempel är administration, ledning, kontor och gemensamma it-system. Vid kalkyler fördelas kostnaderna med en fördelningsnyckel, exempelvis arbetstid, lönekostnad eller yta.
Exempel
120 000 kronor i gemensam hyra fördelas mellan två avdelningar efter hur stor lokalyta de använder.
Viktigt att känna till
En direkt kostnad kan följas till kalkylobjektet, medan overhead delas. Vald nyckel påverkar lönsamheten och bör ha ett rimligt samband med resursförbrukningen.
Det viktigaste i korthet
- Indirekt kostnad.
- Fördelningsnyckel.
- Skillnad mot direkt kostnad.
- Ett exempel.
Praktisk betydelse
Fördelningsnyckeln bör spegla hur produkter, kunder eller projekt faktiskt använder gemensamma resurser. En enkel schablon är lätt att administrera men kan ge fel beslut om kostnadsdrivarna skiljer sig mycket. Företaget bör skilja mellan kalkyl för prissättning, kapacitetsbeslut och redovisning. Antaganden och satser behöver uppdateras när organisation, volym eller arbetssätt förändras. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.
Praktisk användning och kontroll
Koppla begreppet till en bestämd tidsperiod, ett tydligt mål och mätbara indata. Samla uppgifter om efterfrågan, bemanning, maskintid, lager, ledtider och kostnader. Beräkna både normal kapacitet och den kapacitet som faktiskt kan användas när underhåll, frånvaro och störningar räknas bort. Testa minst ett basscenario samt ett högre och ett lägre utfall. Identifiera flaskhalsar och ange vem som ansvarar för åtgärder och uppföljning. Jämför prognosen med verkligt utfall och uppdatera kalkylen när förutsättningarna förändras. Dokumentera datakällor, enheter och beräkningsmetod så att en annan person kan upprepa analysen. Tillväxtverkets och SCB:s material kan ge stöd för planering och relevanta jämförelsetal.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
