KPI står för key performance indicator och är ett mätetal som används för att följa om en verksamhet når viktiga mål. Ett KPI behöver vara relevant för det som företaget faktiskt vill styra och förbättra.
Begreppet används som ett verktyg för att beskriva och styra en del av företagets ekonomi eller verksamhet. Genom att sätta en tydlig definition på det som ska följas blir det lättare att jämföra perioder, diskutera beslut och se om utvecklingen går i önskad riktning.
Ett praktiskt sätt att arbeta är att först bestämma vad som faktiskt ska mätas eller bedömas och därefter vilken information som behövs. Om definitionen ändras mellan månader eller mellan avdelningar kan samma ord stå för olika saker och jämförelsen bli missvisande.
Begreppet bör därför användas tillsammans med sammanhanget. En siffra eller modell kan visa att något har förändrats, men förklarar inte alltid varför. Företaget behöver ofta komplettera med andra nyckeltal, kvalitativ information och kunskap om verksamheten innan beslut tas.
Praktisk användning och kontroll
Koppla begreppet till en bestämd tidsperiod, ett tydligt mål och mätbara indata. Samla uppgifter om efterfrågan, bemanning, maskintid, lager, ledtider och kostnader. Beräkna både normal kapacitet och den kapacitet som faktiskt kan användas när underhåll, frånvaro och störningar räknas bort. Testa minst ett basscenario samt ett högre och ett lägre utfall. Identifiera flaskhalsar och ange vem som ansvarar för åtgärder och uppföljning. Jämför prognosen med verkligt utfall och uppdatera kalkylen när förutsättningarna förändras. Dokumentera datakällor, enheter och beräkningsmetod så att en annan person kan upprepa analysen. Tillväxtverkets och SCB:s material kan ge stöd för planering och relevanta jämförelsetal.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
