Ett kalenderår löper från den 1 januari till den 31 december. När företagets räkenskapsår följer samma period kallas det kalenderår, till skillnad från ett brutet räkenskapsår.
När ett företag arbetar med kalenderår behöver det först veta vilket regelverk som faktiskt gäller för företaget. Svensk lag, Bokföringsnämndens normgivning och internationella standarder fyller olika roller och kan inte blandas fritt.
Konsekvens är viktig över tid. Om företaget byter princip eller regelverk kan jämförelsen med tidigare år påverkas, vilket ibland kräver särskilda upplysningar eller omräkningar.
När kalenderår får betydelse för ett verkligt bokslut bör företaget kontrollera den aktuella lagtexten eller normgivningen. Det minskar risken för att en äldre regel fortsätter användas av vana.
För kalenderår är det klokt att skilja mellan en förenklad förklaring och den regel som faktiskt gäller i ett konkret bokslut. Detaljer kan ändras och vissa bestämmelser har undantag som inte ryms i en kort ordlisteartikel.
Vid en sista kontroll av kalenderår bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För kalenderår gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
