Ett avstämningsunderlag dokumenterar kontrollen mellan ett bokfört saldo och en extern uppgift eller detaljerad specifikation. Det visar både att avstämningen har gjorts och hur eventuella skillnader förklaras.
Underlaget bör innehålla avstämningsdatum, bokfört saldo, kontrollsaldo, differens och en lista över avstämningsposter. Bifoga exempelvis bankutdrag, reskontralista eller skattekontoutdrag och ange vem som utförde och vid behov granskade kontrollen.
Om bankens saldo är 250 000 kronor och bokföringen visar 245 000 kronor kan en ännu inte genomförd utbetalning på 5 000 kronor vara en avstämningspost. Underlaget ska ange betalningsreferens och när posten förväntas bli reglerad. Nästa avstämning kontrollerar att den verkligen försvann.
Ett underlag som bara säger ”differens enligt lista” utan den aktuella listan är svårt att följa upp. Spara därför dokumenten tillsammans på ett sätt som knyter dem till konto och period. Rättelser ska göras spårbart i bokföringen. Standardiserade mallar ger jämn kvalitet, men kontrollen måste fortfarande anpassas till kontots risker och de system som används.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
