Ett anläggningsregister är en förteckning som hjälper ett företag att hålla reda på sina materiella och immateriella anläggningstillgångar. Det kan exempelvis innehålla maskiner, inventarier och förvärvade rättigheter som redovisas som tillgångar. Registret ger detaljerna bakom bokföringens sammanlagda belopp.
För varje tillgång behövs uppgifter som gör den möjlig att identifiera och följa. Dit hör bland annat anskaffningsdatum, anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och gjorda avskrivningar. Även nedskrivningar och uppgifter om försäljning eller utrangering behöver hanteras. Utrangering betyder att tillgången tas ur bruk och inte längre ska stå kvar som en använd tillgång.
Anta att bokföringen visar inventarier för 80 000 kronor efter avskrivningar. Registret kan då visa vilka datorer, möbler och maskiner som tillsammans motsvarar beloppet. Om en dator har skrotats hjälper registret företaget att ta bort rätt anskaffningsvärde och tidigare avskrivningar.
Registret ska hållas aktuellt och uppdateras senast i samband med bokslutet. Enligt Bokföringsnämndens regler finns undantag när företaget har få tillgångar och den löpande bokföringen redan ger tillräcklig kontroll och överblick. Registret är ett hjälpmedel för redovisningen, inte i sig ett bevis på vem som juridiskt äger varje föremål.
Praktisk tillämpning
I praktiken behöver uppgiften kunna följas från underlag till bokföring och vidare till bokslut. Företaget bör därför dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar för bedömningen och när uppgifterna senast kontrollerades. Belopp och klassificering ska stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar och huvudbok. Om en uppskattning ingår behöver antagandena vara rimliga och konsekventa mellan perioder. Avvikelser bör utredas innan rapporteringen låses. Det är också klokt att spara beslutsunderlag, eftersom samma uppgift kan påverka resultat, balansräkning, skatt och framtida jämförelser. Mindre företag kan ofta använda en enkel checklista, medan större verksamheter brukar behöva tydliga atteststeg och automatiska kontroller. En korrekt redovisning bygger både på rätt regel och på en spårbar arbetsprocess. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska eller juridiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov.
