Förutbetald hyra är hyra som har betalats i förväg och som avser en kommande redovisningsperiod. Om hyran betalas i förväg för en framtida period ska den del som avser framtiden inte belasta resultatet direkt. Den bokas i stället som en tillgång och kostnadsförs när perioden infaller.
För förutbetald hyra är periodens gräns viktig. Bokslutet ska visa den ekonomiska verkligheten för just den månad eller det år som rapporten avser, även när faktura och betalning hamnar på andra datum.
Därför behöver posten kunna stämmas av mot ett underlag och mot efterföljande händelser. En bra specifikation visar både hur beloppet beräknats och när det väntas lösas upp eller regleras.
För förutbetald hyra är dokumentationen särskilt viktig när beloppet bygger på en uppskattning. Nästa period ska det gå att se vad som ska återföras, regleras eller jämföras med den faktiska fakturan.
När förutbetald hyra finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
Praktisk användning
Bokföringen ska visa vad betalningen eller posten avser, vilken period den tillhör och när leverans eller prestation sker. Förskott till anställd eller leverantör är normalt en fordran tills det redovisas mot kvitto eller leverans. Förutbetalda kostnader periodiseras, medan förutbetald intäkt blir intäkt när prestationen utförs. Kontrollera avtal, faktura, betalningsdatum, moms och motpart. Förvaltningsberättelse, funktionell valuta och garantiavsättning kräver dokumenterade bedömningar som används konsekvent. Stäm av balanskonton och följ upp öppna poster före varje bokslut. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och nästa kontroll. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om regler, avtalsvillkor eller fakta ändras måste text och beräkning uppdateras. En kontrollista minskar risken för missade tidsfrister, felaktiga belopp och beslut på inaktuellt underlag. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Nästa uppföljning bör planeras utifrån risk, värde och förändringstakt.
