Varukostnad är kostnaden för de varor som faktiskt har sålts eller förbrukats under perioden. Den påverkas därför av både inköp och förändringen i lagret.
För varukostnad måste företaget både veta hur mycket som finns och vilket värde det ska ha i bokföringen. Det räcker alltså inte att bara räkna artiklarna; värderingen ska också följa de principer som gäller för lagret.
Eftersom lagret påverkar varukostnaden kan ett fel direkt förändra periodens resultat. Därför används ofta inventeringslistor, lagerregister och särskilda kontroller som underlag vid bokslut.
För varukostnad behöver inventeringsunderlaget kunna kopplas till det värde som bokförts. Om antal eller pris justeras bör orsaken dokumenteras, exempelvis skada, inkurans eller en korrigering av lagersaldot.
När varukostnad följs över tid kan stora oväntade förändringar vara en signal om fel i inköp, försäljning, inventering eller värdering. Därför är jämförelser mot tidigare perioder användbara.
Vid en sista kontroll av varukostnad bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För varukostnad gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk användning och kontroll
Koppla begreppet till en bestämd tidsperiod, ett tydligt mål och mätbara indata. Samla uppgifter om efterfrågan, bemanning, maskintid, lager, ledtider och kostnader. Beräkna både normal kapacitet och den kapacitet som faktiskt kan användas när underhåll, frånvaro och störningar räknas bort. Testa minst ett basscenario samt ett högre och ett lägre utfall. Identifiera flaskhalsar och ange vem som ansvarar för åtgärder och uppföljning. Jämför prognosen med verkligt utfall och uppdatera kalkylen när förutsättningarna förändras. Dokumentera datakällor, enheter och beräkningsmetod så att en annan person kan upprepa analysen. Tillväxtverkets och SCB:s material kan ge stöd för planering och relevanta jämförelsetal.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
