En bokföringsjournal är en sammanställning av bokförda poster, ofta ordnade efter datum eller verifikationsnummer för en viss period. Journalen visar bokförda poster i kronologisk ordning och kan användas för kontroll och felsökning. I moderna ekonomisystem skapas den ofta automatiskt utifrån registrerade verifikationer och kan filtreras på exempelvis datum och verifikationsserie.
I ett ekonomisystem blir bokföringsjournal en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När bokföringsjournal kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För bokföringsjournal är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
Praktisk tillämpning
Bokföringen ska vara löpande, spårbar och grundad på verifikationer. Varje post behöver rätt bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Företaget bör använda en konsekvent kontoplan och dokumentera manuella bokföringsorder och systemändringar. Journaler, specifikationer och bilagor ska göra det möjligt att följa saldon från verifikation till bokslut och rapport. Vid årsstängning behöver avskrivningar, periodiseringar, bokslutsdispositioner, valutaomräkning och andra bokslutstransaktioner kontrolleras och styrkas. Bokföringsprogrammet ska stödja säker lagring och behandlingshistorik. Avvikelser ska utredas innan perioden låses, eftersom samma fel annars påverkar resultat, balansräkning, skatt och framtida jämförelser. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
