Kontoavstämning innebär att saldot på ett bokföringskonto jämförs med ett oberoende underlag eller med en detaljerad specifikation. Syftet är att kontrollera att bokföringen verkligen speglar det som har hänt och att upptäcka fel, dubbla poster eller sådant som saknas.
Ett bankkonto stäms exempelvis av mot bankens kontoutdrag. Om bokföringen visar 48 200 kronor men banken visar 47 700 kronor finns en differens på 500 kronor som behöver förklaras. Kundfordringar kan stämmas av mot kundreskontran, skatteskulder mot uppgifter från Skatteverket och inventarier mot anläggningsregistret.
Bra kontoavstämning handlar inte bara om att totalsummorna ska bli lika. Även gamla poster och ovanliga saldon behöver granskas. Ett konto kan matematiskt stämma men ändå innehålla felaktigt klassificerade transaktioner. Därför görs avstämningar ofta varje månad och mer omfattande inför bokslut. Regelbundna avstämningar gör fel lättare att hitta medan underlagen fortfarande är aktuella och minskar arbetet när året ska avslutas.
Avstämningen bör dokumenteras med datum, underlag och förklaring till eventuella differenser, så att kontrollen går att följa även långt senare.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
