En balansspecifikation är ett underlag som visar vad saldot på ett balanskonto består av. Den används framför allt vid bokslut och årsredovisning, men kan också tas fram löpande under året. Tanken är att varje väsentligt saldo i balansräkningen ska kunna förklaras med konkreta poster och underlag.
Om kontot för upplupna kostnader har ett saldo på 75 000 kronor kan balansspecifikationen exempelvis innehålla tre poster: revisionskostnad 25 000 kronor, elkostnad 10 000 kronor och bonus till personal 40 000 kronor. Summan av specifikationen ska då stämma med saldot i huvudboken. På motsvarande sätt kan ett konto för inventarier specificeras med hjälp av anläggningsregistret.
Balansspecifikationer gör bokslutet mer kontrollerbart och minskar risken för gamla eller felaktiga poster. De hjälper också den som granskar bokföringen att förstå hur ett saldo har räknats fram. En bra specifikation bör därför visa belopp, vad posten avser och vilket underlag som finns. Det räcker sällan att bara skriva om samma totalsumma som redan står i balansrapporten.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
