Ursprungligt skick beskriver den form och det innehåll som räkenskapsinformation hade när den först togs emot av företaget eller skapades i verksamheten. Begreppet är viktigt för bokföringens dokumentation och arkivering, eftersom det ska gå att förstå hur ett underlag såg ut från början och att informationen inte har förändrats på ett otillåtet sätt.
En leverantörsfaktura som kommer som PDF har exempelvis ett elektroniskt ursprungligt skick, medan ett papperskvitto från början finns på papper. Om information senare skannas, konverteras eller flyttas mellan system behöver företaget följa de regler som gäller för bevarande och överföring av räkenskapsinformation.
Poängen är inte bara vilket filformat som används. Det viktiga är att innehållet förblir tillförlitligt, läsbart och möjligt att följa under den tid informationen ska bevaras. Reglerna för när ett original får ersättas av en annan form har ändrats över tid och bör därför bedömas utifrån gällande bokföringsregler. Företagets arkiveringsrutiner behöver säkerställa att underlagen kan tas fram även långt efter att de bokförts.
Praktisk användning och kontroll
I ett konsumentärende behöver det klargöras vem som är konsument respektive näringsidkare, vad som har köpts och när avtalet ingicks. Spara orderbekräftelse, kvitto, produktbeskrivning, leveransuppgifter och all kommunikation. Bedöm om varan, tjänsten eller krediten avviker från avtalet och när felet upptäcktes och reklamerades. Tvingande konsumentregler kan inte avtalas bort till konsumentens nackdel. Kontrollera vilken påföljd som är aktuell, exempelvis avhjälpande, omleverans, prisavdrag eller hävning, och dokumentera tidsfrister. För kredit ska effektiv ränta, avgifter och återbetalningsplan granskas. Använd Konsumentverkets och Hallå konsuments aktuella vägledning innan krav framställs.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
