En X-rapport är en kontrollrapport från ett kassaregister som visar registrerade uppgifter fram till den tidpunkt då rapporten tas ut. Den kan användas för att kontrollera dagens försäljning utan att kassaregistrets dagssammanställning avslutas eller nollställs. Därför kan flera X-rapporter tas ut under samma dag.
En butik kan exempelvis ta ut en X-rapport mitt på dagen för att se registrerad försäljning, moms och olika betalningssätt. Rapporten kan hjälpa personalen att kontrollera att kassan verkar rimlig eller att följa dagens omsättning. Efter rapporten fortsätter kassaregistret att samla dagens försäljning som vanligt.
X-rapport ska skiljas från Z-rapport, som normalt används som avslutande rapport för en försäljningsperiod eller dag och har en annan funktion i kassaregistrets kontrollsystem. X-rapporten är alltså främst ett informations- och kontrollunderlag. Vilka uppgifter som visas kan bero på kassaregistrets modell och inställningar. För bokföringen används kassaregistrets rapporter tillsammans med betalningsunderlag för att stämma av dagskassa, moms och inbetalningar.
Vid en kassadifferens kan en X-rapport därför vara ett snabbt sätt att kontrollera registrerade belopp innan dagens försäljning slutligt sammanställs.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
