Avräkning med anställd används för tillfälliga fordringar och skulder mellan arbetsgivaren och en anställd. Vanliga exempel är reseförskott, privata utlägg för företagets räkning och belopp som ska återbetalas efter en felaktig utbetalning.
Om en anställd köper kontorsmaterial för 600 kronor med egna pengar kan företaget bokföra kostnaden och en skuld till den anställde. När ersättningen betalas minskar skulden. Kvitto och uppgift om verksamhetens syfte ska kopplas till bokföringen.
Ett reseförskott ska stämmas av mot reseräkning och kvitton. Om förskottet är större än de godkända kostnaderna uppstår ett belopp som den anställde ska betala tillbaka. Ersättningar som i själva verket är lön eller skattepliktig förmån ska behandlas enligt skatte- och lönebestämmelserna.
Kontot ska vara specificerat per person och post, inte bara visa ett nettobelopp. Dokumentera när varje saldo uppkom, förfallodag och hur det reglerades. Arbetsgivaren bör inte göra ett ensidigt löneavdrag utan att kontrollera regler, avtal och eventuellt samtycke. Gamla eller återkommande saldon är en signal om att rutinen för utlägg, förskott eller lönehantering behöver rättas.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
