Förutbetald försäkring är en kostnad som har betalats i förväg men som helt eller delvis avser en framtida period. I bokföringen ska kostnaden normalt fördelas till den period där försäkringsskyddet faktiskt gäller. Den del som hör till framtiden redovisas därför tillfälligt som en tillgång.
Om ett företag betalar 24 000 kronor den 1 oktober för en försäkring som gäller i tolv månader har bara tre månader förbrukats vid årets slut. Kostnaden för oktober till december hör till det gamla året, medan resterande nio månader avser nästa år och kan behöva periodiseras som en förutbetald försäkring.
När nästa räkenskapsår börjar löses den förutbetalda posten successivt upp och blir kostnad i rätt månader. På så sätt blir resultatet mer rättvisande och påverkas inte av när själva betalningen råkade ske. Förutbetald försäkring är alltså ett särskilt exempel på en förutbetald kostnad. Den ska inte blandas ihop med försäkringsersättning, som är pengar företaget kan få vid en skada.
Praktisk användning
Bokföringen ska visa vad betalningen eller posten avser, vilken period den tillhör och när leverans eller prestation sker. Förskott till anställd eller leverantör är normalt en fordran tills det redovisas mot kvitto eller leverans. Förutbetalda kostnader periodiseras, medan förutbetald intäkt blir intäkt när prestationen utförs. Kontrollera avtal, faktura, betalningsdatum, moms och motpart. Förvaltningsberättelse, funktionell valuta och garantiavsättning kräver dokumenterade bedömningar som används konsekvent. Stäm av balanskonton och följ upp öppna poster före varje bokslut. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och nästa kontroll. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om regler, avtalsvillkor eller fakta ändras måste text och beräkning uppdateras. En kontrollista minskar risken för missade tidsfrister, felaktiga belopp och beslut på inaktuellt underlag. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Nästa uppföljning bör planeras utifrån risk, värde och förändringstakt.
