Kontoanalys är en systematisk granskning av transaktionerna och saldot på ett bokföringskonto.
Så fungerar det
Man jämför kontots ingående saldo, periodens debet- och kreditposter och utgående saldo med fakturor, kvitton, avtal, kontoutdrag eller andra underlag. Oväntade belopp, gamla poster och bokningar på fel konto utreds och rättas med en spårbar verifikation.
Exempel
Kontot för bank visar 2 000 kronor mer än kontoutdraget; en registrerad betalning visar sig ha bokförts två gånger och rättas.
Viktigt att känna till
Ett saldo kan vara matematiskt korrekt men ändå innehålla fel klassificering eller fel period. Analysen bör därför kontrollera både totalen och de enskilda posterna.
Det viktigaste i korthet
- Kontosaldo.
- Underlag.
- Fel och avvikelser.
- Ett enkelt exempel.
Praktisk betydelse
Företaget bör ha en rutin som kopplar dokumentet eller posten till rätt affärshändelse, konto, period och motpart. Uppgifterna måste kunna följas från underlag till bokföring och tillbaka. Vid bokslut behöver saldon stämmas av och avvikelser utredas. Behörigheter, nummerserier och lagring ska också skydda mot dubbletter, förlust och obehöriga ändringar under hela bevarandetiden. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras, och viktiga beslut bör dokumenteras.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
