PEPPOL är ett internationellt nätverk och regelverk för att utbyta standardiserade elektroniska affärsdokument.
Så fungerar det
Avsändarens system skickar dokument genom en godkänd accesspunkt och mottagaren nås via sitt Peppol-ID. Nätverket används bland annat för e-fakturor till offentlig sektor och minskar behovet av separata tekniska kopplingar.
Exempel
En leverantör skickar en strukturerad e-faktura från sitt ekonomisystem genom sin accesspunkt till kommunens Peppol-ID.
Viktigt att känna till
Peppol är inte samma sak som en pdf via e-post. Dokumentet har strukturerade data och både avsändare och mottagare behöver rätt anslutning och identifiering.
Det viktigaste i korthet
- Peppol-ID.
- Accesspunkt.
- E-faktura.
- Offentlig sektor.
Praktisk betydelse
Införandet kräver att parterna använder rätt identifierare, dokumentformat och accesspunkt. Systemet bör validera obligatoriska uppgifter och hantera avvisade dokument. PEPPOL transporterar information men ersätter inte företagets ansvar för fakturans innehåll, moms och bokföring. Behörigheter, loggar och arkivering behövs så att varje dokument kan följas från avsändare till mottagare. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
