En åldersanalys av kundfordringar visar hur länge företagets obetalda kundfakturor har varit utestående. Fordringarna delas ofta upp i grupper, till exempel fakturor som inte har förfallit, 1–30 dagar försenade, 31–60 dagar försenade och äldre fordringar. Syftet är att få en tydligare bild av betalningsrisken.
Om ett företag har kundfordringar på totalt 500 000 kronor kan analysen exempelvis visa att 350 000 kronor fortfarande ligger inom normal betalningstid, medan 50 000 kronor har varit förfallna i mer än 90 dagar. De äldsta posterna behöver då granskas särskilt. Företaget kan behöva skicka påminnelse, lämna ärendet till inkasso eller bedöma om fordran är osäker.
Åldersanalysen används både i den löpande ekonomistyrningen och vid bokslut. Ju längre en faktura har varit obetald, desto större kan risken vara att kunden inte betalar fullt ut. Analysen hjälper därför företaget att prioritera sin kravhantering och att bedöma om kundfordringar behöver skrivas ned. Den kan också avslöja återkommande problem med vissa kunder eller betalningsvillkor.
Praktisk tillämpning
I praktiken behöver uppgiften kunna följas från underlag till bokföring och vidare till bokslut. Företaget bör därför dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar för bedömningen och när uppgifterna senast kontrollerades. Belopp och klassificering ska stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar och huvudbok. Om en uppskattning ingår behöver antagandena vara rimliga och konsekventa mellan perioder. Avvikelser bör utredas innan rapporteringen låses. Det är också klokt att spara beslutsunderlag, eftersom samma uppgift kan påverka resultat, balansräkning, skatt och framtida jämförelser. Mindre företag kan ofta använda en enkel checklista, medan större verksamheter brukar behöva tydliga atteststeg och automatiska kontroller. En korrekt redovisning bygger både på rätt regel och på en spårbar arbetsprocess. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska eller juridiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov.
