Ett avräkningskonto samlar tillfälliga mellanhavanden mellan två parter eller delar av bokföringen. Det kan exempelvis användas för utlägg mellan ett företag och en anställd, transaktioner mellan koncernbolag eller belopp som väntar på slutlig klassificering.
Kontot ska inte ersätta kunskap om vad affärshändelsen avser. Varje post behöver en verifikation och en identifierbar motpart. Ett saldo på 15 000 kronor ska kunna brytas ned i de fakturor, utlägg eller betalningar som tillsammans bildar beloppet.
När motprestationen eller återbetalningen sker bokas posten bort. Ett saldo behöver inte alltid vara noll på balansdagen, men kvarstående poster ska vara verkliga fordringar eller skulder och värderas korrekt. Ospecificerade belopp bör utredas innan bokslutet.
Benämningen säger inte vilken juridisk innebörd posten har. Ett avräkningskonto med ägare i ett aktiebolag kan aktualisera regler om förbjudna lån, värdeöverföring, lön eller utdelning. Ett konto mellan företag kan omfattas av avtalade räntor och betalningsvillkor. Regelbunden avstämning, åldersanalys och dokumenterad ansvarig person minskar risken att privata kostnader, dubbla betalningar eller gamla fel döljs i saldot.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
