Avstämning innebär att bokförda uppgifter jämförs med ett oberoende underlag eller en detaljerad specifikation. Syftet är att upptäcka fel, saknade transaktioner, dubbla poster och belopp som hamnat på fel konto.
Bankkontot stäms exempelvis av mot bankens kontoutdrag. Kundfordringar jämförs med reskontran och skattekontot med Skatteverkets uppgifter. Skillnader ska förklaras av identifierade poster, inte lämnas som ett odokumenterat nettobelopp.
Anta att bokföringens banksaldo är 98 000 kronor och kontoutdraget visar 100 000 kronor. En registrerad betalning på 2 000 kronor som ännu inte belastat banken kan förklara skillnaden. När banken bokför betalningen ska skillnaden försvinna.
Avstämningar bör göras regelbundet och alltid inför bokslut, med tätare intervall för konton med många transaktioner eller hög risk. Underlaget ska visa datum, konton, saldon, avvikande poster, vem som gjorde kontrollen och hur fel rättades. Att två saldon råkar vara lika bevisar inte i sig att bokföringen är fullständig; även periodisering, behörighet och underliggande verifikationer kan behöva kontrolleras.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
