Ett avstämningskonto är ett konto som används för att samla transaktioner som ska kontrolleras mot ett annat system, en motpart eller en senare händelse. Det kan vara ett clearingkonto för kortbetalningar, löner, interna överföringar eller betalningar på väg mellan två konton.
När kortföretaget rapporterar dagens försäljning kan beloppet bokas på ett avstämningskonto. När nettobeloppet betalas till banken bokas motsvarande post bort, medan avgiften redovisas separat. Kvarvarande saldo ska gå att förklara med betalningar som ännu inte har slutreglerats.
Kontot behöver inte vara noll varje dag om normala tidsskillnader finns. Däremot ska varje öppen post kunna identifieras med datum, belopp och referens. Gamla eller oväntade saldon kan bero på felaktiga konteringar, avvisade betalningar eller saknade underlag.
Avstämningskonto är främst en funktion i företagets redovisningsrutin och ingen särskild juridisk kontotyp. Företaget bör bestämma hur ofta det stäms av, vem som ansvarar och hur länge poster får ligga kvar. Kvittning av flera okända differenser bör undvikas, eftersom den försvagar bokföringens spårbarhet och kan dölja fel.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
