En bokföringsorder är ett internt underlag som används som verifikation när det inte finns någon vanlig extern handling som faktura, kvitto eller kontoutdrag. Den beskriver vilken bokföringspost som ska göras och varför. Bokföringsordern behöver innehålla tillräckliga uppgifter för att affärshändelsen ska kunna förstås och kontrolleras i efterhand.
Ett vanligt exempel är en omföring mellan två konton efter att ett bokföringsfel har upptäckts. Företaget kan då upprätta en bokföringsorder som anger vilka konton och belopp som korrigeras, datum för rättelsen och en förklaring till varför ändringen görs. Bokföringsorder används även ofta för bokslutsposter, exempelvis periodiseringar och avskrivningar.
En bokföringsorder ska inte användas för att ersätta ett underlag som egentligen finns eller borde finnas. Om företaget har fått en leverantörsfaktura är det i första hand fakturan som är verifikationen. Bokföringsordern är i stället ett sätt att dokumentera interna eller särskilda bokföringsåtgärder. Tydlig dokumentation är viktig eftersom en person som granskar bokföringen senare ska kunna förstå både vad som bokfördes och orsaken bakom posten.
Praktisk tillämpning
Bokföringen ska vara löpande, spårbar och grundad på verifikationer. Varje post behöver rätt bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Företaget bör använda en konsekvent kontoplan och dokumentera manuella bokföringsorder och systemändringar. Journaler, specifikationer och bilagor ska göra det möjligt att följa saldon från verifikation till bokslut och rapport. Vid årsstängning behöver avskrivningar, periodiseringar, bokslutsdispositioner, valutaomräkning och andra bokslutstransaktioner kontrolleras och styrkas. Bokföringsprogrammet ska stödja säker lagring och behandlingshistorik. Avvikelser ska utredas innan perioden låses, eftersom samma fel annars påverkar resultat, balansräkning, skatt och framtida jämförelser. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
