En bokslutstablå är ett arbetsverktyg där saldon, bokslutsjusteringar och slutliga rapportvärden kan sammanställas. Den används främst för att skapa överblick och kontroll innan resultat- och balansräkning fastställs.
Vid periodavslut används bokslutstablå för att få resultat och balans att spegla rätt tidsperiod. Det är särskilt viktigt kring månadsskiften och årsskiften, då en enda faktura kan avse arbete eller kostnader från en annan period.
När samma princip används konsekvent från period till period blir rapporterna lättare att jämföra. Det minskar också risken för att resultatet tillfälligt blir för högt eller för lågt på grund av timing.
När bokslutstablå finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
För bokslutstablå är dokumentationen särskilt viktig när beloppet bygger på en uppskattning. Nästa period ska det gå att se vad som ska återföras, regleras eller jämföras med den faktiska fakturan.
Praktisk tillämpning
Bokföringen ska vara löpande, spårbar och grundad på verifikationer. Varje post behöver rätt bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Företaget bör använda en konsekvent kontoplan och dokumentera manuella bokföringsorder och systemändringar. Journaler, specifikationer och bilagor ska göra det möjligt att följa saldon från verifikation till bokslut och rapport. Vid årsstängning behöver avskrivningar, periodiseringar, bokslutsdispositioner, valutaomräkning och andra bokslutstransaktioner kontrolleras och styrkas. Bokföringsprogrammet ska stödja säker lagring och behandlingshistorik. Avvikelser ska utredas innan perioden låses, eftersom samma fel annars påverkar resultat, balansräkning, skatt och framtida jämförelser. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
