En bolagsman är en delägare i ett handelsbolag eller kommanditbolag. Bolagsmannens rättigheter och ansvar beror på bolagsformen, bolagsavtalet och om personen är komplementär eller kommanditdelägare.
Bolagsman används inom bolagsrätten och blir relevant när ett företag ska fatta eller genomföra ett formellt beslut. I aktiebolag finns regler om bland annat ägarnas inflytande, styrelsens ansvar, kapitalets skydd och hur vissa förändringar ska dokumenteras eller registreras.
Ett mindre bolag med flera ägare kan till exempel behöva hantera bolagsman inför en stämma, en förändring av ägandet eller ett större beslut. Då kan bolagsordning, aktiebok, protokoll och andra bolagshandlingar vara avgörande för att visa att processen har gått rätt till.
Det är viktigt att skilja mellan bolagets pengar och ägarnas privata ekonomi. Formella regler kan kännas omständliga, men de skyddar både bolaget, ägarna och bolagets borgenärer. När ett beslut har särskilda krav på dokumentation eller registrering bör dessa göras i rätt ordning och sparas tillsammans med övriga bolagshandlingar.
Praktisk tillämpning
Bolaget behöver bildas, styras och dokumenteras enligt bolagsformens regler. Bolagsordning, stiftelsehandling, registrering och uppgifter om företrädare måste vara korrekta. Bolagsman i handelsbolag kan ha personligt ansvar, medan aktieägare normalt har begränsat ansvar men särskilda undantag kan förekomma. Bolagsstämman ska kallas och genomföras enligt lag och bolagsordning, med tydligt protokoll. Styrelse och ledning behöver följa ansvarsfördelning, intern kontroll och rapportering. Bolagsverket registrerar centrala uppgifter men ansvarar inte för företagets löpande beslut. Spara beslut och anmälningar och kontrollera registreringen innan en åtgärd betraktas som avslutad. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
