Styrelsen är det organ som ansvarar för bolagets organisation och förvaltning enligt de regler som gäller för företagsformen. I aktiebolag har styrelsen centrala uppgifter och ansvar. Styrelsen har ett övergripande ansvar för bolagets organisation och ekonomiska kontroll. I ett aktiebolag ska styrelsen bland annat se till att bokföring och medelsförvaltning kontrolleras på ett betryggande sätt.
Styrelsen utser normalt verkställande direktör när sådan ska finnas, fastställer arbetsordning och följer löpande ekonomi, risker och intern kontroll. Ledamöterna ska agera för bolagets bästa, hantera jäv och se till att lagstadgade åtgärder vid kapitalbrist vidtas.
Ansvar kan uppstå vid oaktsamhet, skada eller obetalda skatter i särskilda situationer. Protokoll ska dokumentera beslut och avvikande mening. Styrelsen kan delegera arbetsuppgifter men inte sitt övergripande tillsynsansvar.
Begreppet ska bedömas med årsredovisning, noter, bolagsordning och gällande lag. Definitioner och värderingar kan skilja sig mellan företag, så jämför flera år och läs hur varje nyckeltal har räknats.
Kontrollera även datum, antaganden och eventuella begränsningar i underlaget. En regelbunden uppföljning gör att beslut kan justeras när marknaden, ekonomin eller reglerna förändras. Jämför med tidigare perioder och dokumentera vilka uppgifter som ändrats, så att beslutet kan följas upp och förklaras i efterhand.
Praktisk användning och kontroll
För att använda begreppet korrekt behöver bolagets form, ägarförhållanden och aktuella bolagsordning först kontrolleras. Ange vem som fattar beslut, vilket underlag som krävs och vilka tidsfrister som gäller. Kallelser, protokoll och beslutsbilagor ska vara tydliga och sparas så att processen kan följas i efterhand. Kontrollera även om beslutet kräver särskild majoritet, registrering eller information till aktieägare och andra berörda. Om åtgärden påverkar bolagets kapital måste styrelsen bedöma både lagens skyddsregler och bolagets faktiska betalningsförmåga. Använd den senaste lagtexten och Bolagsverkets anvisningar före genomförandet. Vid osäkerhet om ansvar, jäv eller minoritetsskydd bör juridisk rådgivning tas in innan beslutet verkställs.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
