Bolagsstämman är aktiebolagets högsta beslutande organ. Där utövar aktieägarna sin rösträtt och fattar de beslut som enligt lag eller bolagsordning ligger på ägarna. Styrelsen och en eventuell verkställande direktör sköter andra delar av bolagets ledning.
Varje aktiebolag ska hålla årsstämma inom sex månader efter räkenskapsårets slut. Årsstämman beslutar bland annat om att fastställa resultat- och balansräkningen, hur årets resultat ska användas samt om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och vd. Stämman väljer normalt också styrelse och revisor när bolaget ska ha revisor.
En extra bolagsstämma kan hållas när en fråga behöver avgöras före nästa årsstämma. Kallelsen, dagordningen och beslutsunderlagen måste följa aktiebolagslagen och bolagsordningen. Vissa beslut, exempelvis en ändring av bolagsordningen, kräver kvalificerad majoritet.
Besluten ska dokumenteras i ett protokoll. Ett protokoll kan visa vad som beslutades men ersätter inte registrering hos Bolagsverket när en ändring måste registreras. Aktieägare kan delta personligen eller genom ombud enligt reglerna. Ett felaktigt stämmobeslut kan i vissa fall angripas i domstol, så formkraven är viktiga.
Praktisk tillämpning
Bolaget behöver bildas, styras och dokumenteras enligt bolagsformens regler. Bolagsordning, stiftelsehandling, registrering och uppgifter om företrädare måste vara korrekta. Bolagsman i handelsbolag kan ha personligt ansvar, medan aktieägare normalt har begränsat ansvar men särskilda undantag kan förekomma. Bolagsstämman ska kallas och genomföras enligt lag och bolagsordning, med tydligt protokoll. Styrelse och ledning behöver följa ansvarsfördelning, intern kontroll och rapportering. Bolagsverket registrerar centrala uppgifter men ansvarar inte för företagets löpande beslut. Spara beslut och anmälningar och kontrollera registreringen innan en åtgärd betraktas som avslutad. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
