En kontrollbalansräkning är en särskild balansräkning som styrelsen i ett aktiebolag genast ska upprätta när det finns skäl att anta att det egna kapitalet understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet. Den prövar om kapitalbrist finns.
Vissa tillgångar och skulder får värderas enligt särskilda regler, vilket kan ge andra värden än i den vanliga bokföringen. Om bolaget har revisor ska revisorn granska kontrollbalansräkningen. Visar den kapitalbrist ska styrelsen följa lagens process med kontrollstämma.
Om styrelsen missar rätt steg eller agerar för sent kan ledamöter i vissa fall bli personligt betalningsansvariga för nya skulder. Dokumentera därför när misstanken uppstod, värderingarna och samtliga beslut.
Den praktiska bedömningen beror på avtalet och omständigheterna i det enskilda fallet. Skriv tydliga villkor, spara underlag och ta juridisk rådgivning när beloppen eller följderna är stora.
När begreppet används i ett avtal, en rapport eller ett beslut bör du kontrollera definitionen, tidsperioden och villkoren. Då minskar risken för missförstånd och felaktiga jämförelser. Dokumentera också uppgifterna som ligger till grund för bedömningen.
Praktisk användning och kontroll
För att använda begreppet korrekt behöver bolagets form, ägarförhållanden och aktuella bolagsordning först kontrolleras. Ange vem som fattar beslut, vilket underlag som krävs och vilka tidsfrister som gäller. Kallelser, protokoll och beslutsbilagor ska vara tydliga och sparas så att processen kan följas i efterhand. Kontrollera även om beslutet kräver särskild majoritet, registrering eller information till aktieägare och andra berörda. Om åtgärden påverkar bolagets kapital måste styrelsen bedöma både lagens skyddsregler och bolagets faktiska betalningsförmåga. Använd den senaste lagtexten och Bolagsverkets anvisningar före genomförandet. Vid osäkerhet om ansvar, jäv eller minoritetsskydd bör juridisk rådgivning tas in innan beslutet verkställs.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
