Ett delårsbokslut görs för en kortare period än ett helt räkenskapsår, exempelvis ett kvartal eller halvår. Det kan innehålla många av samma avstämningar och periodiseringar som ett årsbokslut.
För delårsbokslut är periodens gräns viktig. Bokslutet ska visa den ekonomiska verkligheten för just den månad eller det år som rapporten avser, även när faktura och betalning hamnar på andra datum.
Därför behöver posten kunna stämmas av mot ett underlag och mot efterföljande händelser. En bra specifikation visar både hur beloppet beräknats och när det väntas lösas upp eller regleras.
För delårsbokslut är dokumentationen särskilt viktig när beloppet bygger på en uppskattning. Nästa period ska det gå att se vad som ska återföras, regleras eller jämföras med den faktiska fakturan.
När delårsbokslut finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
Vid en sista kontroll av delårsbokslut bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För delårsbokslut gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk tillämpning
Varje bokföringspost ska kunna följas från verifikation och konto till avstämning och rapport. Debet och kredit måste balansera, och clearingkonton ska tömmas eller förklaras inom rimlig tid. Dagskassa och korttransaktioner behöver stämmas av mot kassaregister, bank och bokföring. Delårsbokslut och delårsrapport kräver konsekventa periodiseringar, värderingar och jämförelsetal. En delbudget ska hänga ihop med huvudbudgeten och en delfaktura med avtalad leverans och moms. Dokumentera bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Utred differenser innan perioden låses och spara journaler och specifikationer så att en annan person kan granska saldot senare. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
