En deposition är ett belopp som lämnas som säkerhet för att ett avtal ska fullföljas. Pengarna är normalt inte en vanlig kostnad eller intäkt när de betalas, eftersom de kan komma att återbetalas. I redovisningen blir behandlingen därför olika beroende på om företaget har lämnat eller tagit emot depositionen.
Om ett företag hyr en lokal och betalar 30 000 kronor i deposition till hyresvärden får företaget normalt en fordran, eftersom pengarna ska kunna återfås när hyresförhållandet avslutas och villkoren är uppfyllda. För hyresvärden blir samma belopp i stället normalt en skuld. Först om depositionen helt eller delvis tas i anspråk kan den behöva omklassificeras och påverka resultatet.
Depositioner förekommer även vid exempelvis leasing, hyrd utrustning och andra avtal där motparten vill ha ekonomisk säkerhet. Vid bokslut bör saldot stämmas av mot avtal och betalningsunderlag. Det är också viktigt att bedöma om depositionen är kortfristig eller långfristig beroende på när pengarna förväntas återbetalas.
Praktisk tillämpning
Den juridiska handlingen eller rättigheten behöver beskrivas tydligt och kunna styrkas med avtal, registrering eller annat underlag. En deposition ska ange belopp, villkor för återbetalning och vem som håller pengarna. Designskydd kräver att rättighetens omfattning och registrering kontrolleras. Direkt skada skiljs ofta från indirekt skada enligt avtal och rättspraxis. I en företagsöverlåtelse kompletterar disclosure letter säljarens garantier, medan drag-along kan tvinga minoritetsägare att sälja på angivna villkor. Parterna bör dokumentera versioner, datum, mottagare och reservationer. Vid stora värden eller osäker rättsverkan bör juridisk rådgivning tas innan handlingen undertecknas eller ett krav drivs. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
